(NEDERLANDSTALIGE VERSIE HIERONDER)
POLITIQUE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVEE
En notre qualité de cabinet d’experts-comptables et conseillers fiscal, nous sommes responsables du traitement de nombreuses données, dont une partie sont des données à caractère personnel.
Les données à caractère personnel que nous traitons peuvent vous concerner en tant que client du cabinet, mais aussi en tant que relation d’affaires de nos clients (si vous êtes un fournisseur ou un client de notre client, par exemple).
Nous sommes tenus de vous informer, en votre qualité de personne concernée dont nous traitons les données à caractère personnel, de ce qui suit.
1. Responsable du traitement des données à caractère personnel
Le responsable du traitement des données à caractère personnel est Monsieur Philippe Kervyn d’Oud Mooreghem.
Le siège du responsable est sis à l’Avenue René Comhaire 59, 1082 Bruxelles et son numéro d’entreprise est BE 426281049.
Le responsable est inscrit auprès de l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux, sous le numéro d’agrément N° 11414 2EFF 60.
Pour toute question relative à la protection des données à caractère personnel, veuillez vous adresser à la Fiduciaire Ampe SPRL par courrier postal à l’adresse ci-dessus ou par courrier électronique (info@fiduciaireampe.be)
2. Finalités du traitement des données à caractère personnel
Le cabinet traite les données à caractère personnel aux fins suivantes :
A. Application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (ci-après loi du 18 septembre 2017).
1° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre cabinet est tenu de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant nos clients et leurs mandataires : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance et, dans la mesure du possible, adresse.
2° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre cabinet est tenu de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant les bénéficiaires effectifs des clients : nom, prénom et, dans la mesure du possible, date de naissance, lieu de naissance et adresse.
Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d’affaires (article 33 de la loi du 18 septembre 2017).
B. Les obligations incombant au cabinet vis-à-vis des autorités belges, des autorités étrangères ou des institutions internationales, en application d’une obligation légale ou réglementaire, en application d’une décision judiciaire ou dans le cadre de la défense d’un intérêt légitime, notamment, mais pas exclusivement, si les lois fiscales (listings TVA, fiches fiscales...) et sociales actuelles et futures nous contraignent à traiter des données à caractère personnel dans le cadre de la mission dont nous avons été chargés.
Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d’affaires.
C. Exécution du présent contrat relatif à des services comptables, fiscaux et révisoraux. Le traitement des données à caractère personnel concerne les données des clients eux-mêmes, des membres de leur personnel, de leurs administrateurs, entre autres, ainsi que des autres personnes, telles que les clients et les fournisseurs, impliquées dans leurs activités.
À défaut de communication et de traitement de ces données, nous ne sommes pas en mesure de mener à bien notre mission d’expert-comptable.
3. Quelles données à caractère personnel et de qui ?
Dans le cadre des finalités mentionnées au point 2, notre cabinet est autorisé à traiter les données à caractère personnel suivantes : prénom, nom, adresse e-mail, données biométriques (copie de la carte d’identité électronique ou du passeport), adresse, numéro d’entreprise, numéro national...
Dans le cadre des déclarations à l’impôt des personnes physiques via Tax-on-Web, les données suivantes sont également traitées : enfants, affiliation à un syndicat ou à une organisation politique, données médicales.
Le cabinet traite les données à caractère personnel que la personne concernée ou ses proches a elle-même/ont eux-mêmes fournies.
Le cabinet traite également des données à caractère personnel qui n’ont pas été fournies par la personne concernée, telles que les données à caractère personnel transmises par le client et concernant ses salariés, administrateurs, clients, fournisseurs.
Les données à caractère personnel peuvent également provenir de sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, le Moniteur belge et ses annexes et la Banque nationale de Belgique (Centrale des Bilans).
Les données ne sont traitées que si ce traitement est nécessaire aux fins mentionnées au point 2.
Les données à caractère personnel ne sont pas transmises à des pays tiers ni à des organisations internationales.
4. Destinataire des données
Conformément à ce qui précède, et hormis s’il est nécessaire de communiquer des données à caractère personnel à des organisations ou des entités dont l’intervention en tant que tiers prestataires de services pour le compte et sous le contrôle du responsable est requise aux fins précitées, le cabinet ne transmettra pas les données à caractère personnel collectées dans ce cadre, ni ne les vendra, les louera ou les échangera avec une quelconque organisation ou entité, à moins que vous n’en ayez été informé(e) au préalable et que vous ayez explicitement donné votre consentement.
Le cabinet fait appel à des tiers prestataires de services :
- le cabinet utilise un logiciel de comptabilité électronique et son portail ;
- le cabinet fait appel à des collaborateurs externes en vue de l’exécution de certaines tâches ou de missions spécifiques (réviseur d’entreprises, notaire...) ;
Le cabinet peut prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir une bonne gestion du site Internet et de son système informatique.
Le cabinet peut transmettre les données à caractère personnel à la demande de toute autorité légalement compétente ou de sa propre initiative s’il estime de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire afin de respecter la loi ou la réglementation ou afin de défendre et/ou de protéger les droits ou les biens du cabinet, de ses clients, de son site Internet et/ou de vous-même.
5. Mesures de sécurité
Afin d’empêcher, dans la mesure du possible, tout accès non autorisé aux données à caractère personnel collectées dans ce cadre, le cabinet a élaboré des procédures en matière de sécurité et d’organisation. Ces procédures concernent à la fois la collecte et la conservation de ces données.
Ces procédures s’appliquent également à tous les sous-traitants auxquels le cabinet fait appel.
6. Durée de conservation
6.1. Données à caractère personnel que nous devons conserver en vertu de la loi du 18 septembre 2017 (cf. point 2A)
Sont ici concernées les données d’identification et la copie des preuves concernant nos clients, les mandataires internes et externes ainsi que les bénéficiaires effectifs de nos clients.
Conformément aux articles 60 et 62 de la loi du 18 septembre 2017, ces données à caractère personnel sont conservées au maximum dix ans après la fin de la relation professionnelle avec le client ou à compter de la date d’une opération occasionnelle.
6.2. Autres données à caractère personnel.
Les données à caractère personnel des personnes qui ne sont pas visées ci-dessus ne sont conservées que pendant les durées prévues par la législation d’application, telle que la législation comptable, la législation fiscale et la législation sociale.
6.3. Une fois les durées précitées expirées, les données à caractère personnel sont effacées, hormis si une autre législation en vigueur prévoit une durée de conservation plus longue.
7. Droits d’accès, rectification, droit à l’oubli, portabilité des données, opposition, non-profilage et notification de failles de sécurité
7.1. Données à caractère personnel que nous devons conserver en application de la loi du 18 septembre 2017
Sont ici concernées les données à caractère personnel de nos clients, des mandataires et des bénéficiaires effectifs des clients.
En la matière, nous devons attirer votre attention sur l’article 65 de la loi du 18 septembre 2017 :
« Art. 65. La personne concernée par le traitement des données à caractère personnel en application de la présente loi ne bénéficie pas du droit d’accès et de rectification de ses données, ni du droit à l’oubli, à la portabilité desdites données, ou à objecter, ni encore du droit de ne pas être profilé ni de se faire notifier les failles de sécurité.
Le droit d’accès de la personne concernée aux données à caractère personnel la concernant s’exerce indirectement, en vertu de l’article 13 de la loi du 8 décembre 1992 précitée, auprès de la Commission de la protection de la vie privée instituée par l’article 23 de ladite loi.
La Commission de la protection de la vie privée communique uniquement au demandeur qu’il a été procédé aux vérifications nécessaires et du résultat en ce qui concerne la licéité du traitement en question.
Ces données peuvent être communiquées au demandeur lorsque la Commission de la protection de la vie privée constate, en accord avec la CTIF et après avis du responsable du traitement, d’une part, que leur communication n’est susceptible ni de révéler l’existence d’une déclaration de soupçon visée aux articles 47 et 54, des suites qui lui ont été données ou de l’exercice par la CTIF de son droit de demande d’informations complémentaires en application de l’article 81, ni de mettre en cause la finalité de la lutte contre le BC/FT, et, d’autre part, que les données concernées sont relatives au demandeur et détenues par les entités assujetties, la CTIF ou les autorités de contrôle aux fins de l’application de la présente loi. »
Pour l’application de vos droits relatifs à vos données à caractère personnel, vous devez donc vous adresser à la CVP ou à l’Autorité de protection des données ((cf. point 8).
7.2. Toutes autres données à caractère personnel
Pour l’application de vos droits relatifs à toutes les autres données à caractère personnel, vous pouvez toujours prendre contact avec Monsieur Philippe Kervyn d’Oud Mooreghem au 02/465.67.46 ou par mail à philippe.kervyn@fiduciaireampe.be
8. Plaintes
Vous pouvez introduire une plainte relative au traitement des données à caractère personnel par notre cabinet auprès de l’Autorité de protection des données :
Commission pour la protection de la vie privée
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
Tél. : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be
URL : https://www.privacycommission.be
Privacy en bescherming van de persoonsgegevens.
Als accountantskantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader delen wij u het volgende mee.
De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking op u in uw hoedanigheid van klant van het kantoor maar ook op u als zakelijke relatie van onze klanten (zoals het geval dat u leverancier of klant bent van onze klant). In elk geval dienen wij u als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden op het volgende te wijzen.
1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens.
De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is de Heer Philippe Kervyn d’Oud Mooreghem.
De zetel van de verantwoordelijke is gelegen te René Comhairelaan nr. 59, 1082 Brussel met als het ondernemingsnummer BE 426281049.
De verantwoordelijke is ingeschreven bij de het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulentenonder erkenningsnummer 11414 2EFF 60.
Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, kunt u steeds terecht bij Fiduciaire Ampe via brief op het bovenstaande adres of via e-mail info@fiduciaireampe.be.
2. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens.
Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
A. Toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
1° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen :de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres
2 ° In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen : de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijk, de geboortedatum en -plaats en adres
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art.33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.).
B. De op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale (bv BTW-listings, fiscale fiches) en sociale wetten noodzaken ons om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken.
De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.
C. Uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit.
Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als accountant niet naar behoren uitvoeren.
3. Welke persoonsgegevens en van wie ?
In het kader van de onder 2 vermelde doeleinden kan ons kantoor de volgende persoonsgegevens verwerken: voornaam, naam, e-mailadres, biometrische gegevens (kopie e-id of paspoort), adres, ondernemingsnummer nationaal nummer,…
In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Tax-on-web worden ook volgende gegevens verwerkt: kinderen, lidmaatschap vakbond politieke organisaties, medische gegevens,
Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd.
Het kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers.
De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke.
De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 2 vermelde doeleinden.
De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.
4.Ontvanger van gegevens
Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal het kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.
Het kantoor doet een beroep third service providers:
-
Het kantoor maakt gebruik van een e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal
-
Het kantoor doet een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris …)
-
….
Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.
Het kantoor kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van U te verdedigen en/of te beschermen.
5. Veiligheidsmaatregelen.
Teneinde, in de mate van het mogelijke, de ongeoorloofde toegang tot de in dit kader verzamelde persoonsgegevens te beletten, heeft het kantoor procedures op het gebied van veiligheid en organisatie opgesteld, welke betrekking hebben zowel op het verzamelen van deze gegevensals op hun bewaring.
Deze procedures zijn tevens van toepassing op alle verwerkers waar het kantoor een beroep op doet.
6. Bewaringstermijn
6.1. Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 (zie 2.A.)
Dit betreft de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten.
Deze persoonsgegevens worden, in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.
6.2.Andere persoonsgegevens
De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving.
6.3 Na het verstrijken van de voorrmelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.
7. Rechten van toegang, rectificatie, vergeteldheid, gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar, niet-profilering en betreffende kennisgeving veiligheidsgebreken
7.1. Betreffende de persoonsgegevens die wij moeten bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017.
Dit betreft de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van de cliënten.
Ter zake dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017 :
“Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken.
Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.
De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.
Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.”
Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de de of Gegegevensbeschermingsautoriteit (zie punt 8.)
7.2. Alle andere persoonsgegevens
Voor de toepassing van uw rechten betreffende alle andere persoonsgegevens kan u steeds contact nemen met : Dhr. Philippe Kervyn d’Oud Mooreghem (02/465.67.46 – philippe.kervyn@fiduciaireampe.be)
8. Klachten
Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door ons kantoor kan U een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit :
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be
URL: https://www.privacycommission.be